3 Cách Sắp Xếp Tài Liệu Lên Kệ Để Hồ Sơ Hiệu Quả Nhất

Bật mí những cách sắp xếp tài liệu lên kệ hồ sơ giúp bạn dễ quản lý và tiết kiệm không gian, không tốn quá nhiều thời gian khi tìm kiếm mà bạn có thể chưa biết. Còn chần chờ gì mà không cùng Kệ Sắt Từ Thành theo dõi chi tiết qua bài viết sau đây.

Với số lượng lớn hồ sơ tài liệu cần lưu trữ tại các bệnh viện thì cách sắp xếp làm sao cho khoa học và dễ tìm kiếm là vấn đề rất được quan tâm. Bởi lẽ tại đây có không gian lưu trữ bị giới hạn, do đó không thể bố trí quá nhiều kệ hồ sơ nhưng số lượng tài liệu thì lại nhiều nên nếu không biết cách phân bố hợp lý sẽ gây ra nhiều ảnh hưởng.

Thấu hiểu những khó khăn của bạn, Kệ Sắt Từ Thành sẽ hướng dẫn cách sắp xếp tài liệu lên kệ hồ sơ một cách khoa học, hiệu quả và giúp bạn dễ dàng tìm kiếm khi cần sử dụng. Cùng tham khảo chi tiết qua bài viết sau đây bạn nhé.

Lợi ích khi sắp xếp tài liệu lên kệ hồ sơ

Khi những giấy tờ được sắp xếp một cách có trật tự trên kệ thì sẽ mang đến rất nhiều lợi ích như:

• Tiết kiệm thời gian tìm kiếm khi cần sử dụng.
• Giảm thiểu tình trạng thất lạc, mất hoặc sót hồ sơ giấy tờ.
• Hạn chế tình trạng mối mọt, ẩm ướt.
• Sử dụng hiệu quả diện tích để lưu trữ hồ sơ.
• Tiết kiệm diện tích bề mặt kệ, giúp chứa đựng được nhiều loại giấy tờ hơn.
• Nâng cao tính thẩm mỹ cho không gian.

Cách sắp xếp tài liệu lên kệ hồ sơ khoa học

Một số cách sắp xếp tài liệu lên kệ hồ sơ hiện đang được áp dụng như sau:

Phân loại hồ sơ

Với số lượng lớn hồ sơ cần được bảo quản, bạn có thể tiến hành phân loại, ví dụ phân theo hồ sơ cần dùng thường xuyên hoặc cần lưu trữ, phân loại ngành, theo khoa,... để dễ tìm kiếm hơn. Sau đó sắp xếp gọn gàng và đặt lên kệ.

Ngoài ra, bạn có thể đặt tên cho từng loại hồ sơ, sau đó chứa riêng ở mỗi kệ hoặc mỗi tầng riêng biệt rồi lại tiếp tục phân nhỏ thành nhiều loại khác nhau để dễ dàng truy xuất hơn. Cách này thường áp dụng tại nhiều bệnh viện nhỏ hoặc tại văn phòng công ty, nơi có nhiều hồ sơ giấy tờ cùng một loại nhưng có số lượng lớn mỗi ngày.

Phân loại khu vực lưu trữ

Đối với những hồ sơ cần lưu trữ, bạn sẽ lên danh sách thống kê cụ thể, sau đó phân chia khu vực chứa để dễ dàng kiểm soát hơn. Tuy nhiên để đạt được hiệu quả cao nhất thì bạn cần lên sách một cách càng cho tiết càng tốt và đánh dấu từng khu vực chứa cụ thể để đỡ mất thời gian tìm kiếm.

Lựa chọn giá kệ chứa hồ sơ phù hợp

Việc lựa chọn giá kệ chứa phù hợp cũng là một trong những giải pháp giúp bạn nâng cao hiệu quả khi lưu trữ hồ sơ. Bởi lẽ nếu chọn được loại kệ phù hợp thì sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí, sử dụng triệt để diện tích và ngăn chặn nhiều vấn đề như mối mọt, ẩm mốc nhưng vẫn đảm bảo về tính thẩm mỹ.

Với hàng loạt các yêu cầu đặt ra, kệ sắt v lỗ đa năng chính là loại giá kệ chứa hồ sơ mà bạn đang tìm kiếm. Chúng có thể giúp bạn phân loại từng khu vực chứa hồ sơ cụ thể, dễ dàng đặt hoặc lấy ra khi cần dùng. Bên cạnh đó, sản phẩm được tạo thành chủ yếu từ sắt thép không gỉ và được phủ sơn tĩnh điện nên có tuổi thọ cao, có thể sử dụng đến khoảng 15 hoặc 20 năm nếu biết cách bảo trì hợp lý.

Ngoài ra, mâm tầng của kệ được làm từ sắt cao cấp với khả năng chịu tải trọng từ 50 đến khoảng 200kg nên bạn có thể chứa đựng rất nhiều loại tài liệu khác nhau và có thể linh hoạt điều chỉnh kích thước mỗi mâm tầng sao cho hợp lý nhất.

>>> Tham khảo thêm: Kinh Nghiệm Mua Kệ Chứa Hàng Công Nghiệp Tốt Nhất

Qua những cách sắp xếp tài liệu lên kệ hồ sơ vừa chia sẻ, hy vọng mang đến nhiều thông tin hữu ích giúp bạn đạt hiệu quả cao khi lưu trữ số lượng lớn giấy tờ nhưng vẫn đảm bảo về chất lượng và tiết kiệm chi phí nhất. Nếu bạn đang có nhu cầu chọn mua các loại giá kệ hồ sơ chất lượng với đa dạng kích thước và có giá thành rẻ nhất tại TPHCM thì hãy liên hệ ngay với Kệ Sắt Từ Thành qua hotline: 0911 688 300 - (028) 66700187 để được tư vấn và hỗ trợ chi tiết.